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如何应对项目中的范围蔓延?

项目管理中为什么会出现项目延期,项目进展缓慢的情况呢?其中很重要的因素就是“项目蔓延”,可能这个名词不少人都没有听过,但是我敢保证你肯定遇到过这样的事,听我细细讲解。

有时我们在做项目时可能会为了维系客户的良好关系,对于客户提的所有要求,都只会说好的,我们优化一下,我们处理一下,最后项目做得问题越来越多,最终延误交货。你们如果做项目肯定会遇到类似的情况吧。

如何应对项目中的范围蔓延?

一、为什么要防止范围蔓延?
项目的资源有限,范围蔓延会消耗项目资源。而项目范围断扩大,就会造成项目的进度和成本控制无法掌控。

因此,在项目执行过程中,必须要做好项目范围管理,并且只能做项目范围内的工作。

项目可交付成果缺乏清晰性、项目需求定义不明确、对项目细节缺乏沟通等都有可能造成项目蔓延。个人总结下来最多的就是下面2种情况:对项目追求完美和随意答应客人的修改。

其实追求完美是好的,只是并不适用于已经开始执行的项目。在你有其他任务或时间明显不充裕的情况下随意主动增加哪怕是一小件工作,都会消耗项目资源,都可能给整个项目带来不小的干扰。这种情况也叫做“镀金”,即客户没有要求而项目团队主动增加的范围。

除了讨好客户的原因外,秀才艺、强迫症也是造成“镀金”的原因,就是一定要给客户做完美才行。

请你切记:任何未经批准的项目范围变更都是不允许的。任何动作都会消耗资源,可做可不做的事情就不要做。

与“镀金”对应的另一种情况叫“随意答应客人”,即由于客户增加或改需求,被动接受而造成的范围蔓延。这种情况发展到最后就是客人想法越来越天马行空,对项目的期望越来越高,你的心态从起初的不好意思拒绝到最后骑虎难下不得不进行处理。

在项目只中,最狡猾、最不易发现的一种范围蔓延就是伪装成“改进方案”或“优化方案”的蔓延。为减少这种隐秘的范围蔓延,执行团队应当明确每一步计划所包含的范围。至于那些计划之外的部分,可以当作是需求变更,走整体变更流程。

二、出现范围蔓延时,如何进行管理?
1.优先考虑沟通

项目管理主要的就是沟通,如果项目范围开始改变,对外要积极主动和你的客户讨论变更如何影响项目和预算,对内和项目成员积极调整项目计划。

2.更新项目状态报告

使用甘特图等项目管理工具,并及时更新状态,第一时间观察到最新的变化情况,根据反馈修正下阶段的工作。

3.在项目需求文档中添加变更

项目需求文档是为团队进行审查、修改和检查而创建的。项目进行中要保持实时更新,因为文档有时可能会被淹没在项目中。


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